給与計算
給与計算は、従業員と雇用主の間の中心的な契約であり、月次または定期的な給与を伴います。給与計算部門は、従業員の所得を計算し、税金項目を考慮し、賞与や手数料などの給付を含め、該当する場合は経費を控除し、銀行振込支払いと給与明細書作成のため、最終金額を算出します。
グローバル
グローバル給与計算とは、この作業を複数の国、さらには大陸で繰り返すことです。労働法、税額控除、遵守義務、国際通貨など、各国の違いが複雑に絡み合います。この工程には、グローバル給与計算チームが全要件を効果的に管理できるよう支援する、技術的な給与計算解決策が不可欠です。
ローカル給与計算が単一の国焦点を当てているに対し、グローバル給与計算は、複数の単なる国にまたがる給与の処理と配信を同時に行います。多国間給与計算と呼ばれることもあります。
グローバル給与計算プロセス
給与計算前
これはデータ収集、浄化、計算の階段となります。給与データは組織内の複数のシステムに格納されていることが多いため、最も手間どる階段となります。データは収集され、確認され、懸賞され、給与計算ソフトウェアやエンジンに転送するために準備されます。
給与計算
この階段では、最終的に確認された給与出力データを再度確認し、承認し、正式な給与計算実施に備えます。
給与計算後
この階段では、給与明細書の作成とともに、会社の従業員への銀行振込支払いの手続きと日程調整が行われます。また、この階段では、財務会計情報の作成と追加報告とともに、必須の法定報告が完了します。
グローバル給与計算プロセスの課題
現在、国際的な組織におけるグローバル給与計算の実施と管理は、様々な課題によって定義されることが多いです。そのため、グローバル給与計算担当マネージャーやビジネスリーダーは、新型コロナウイルス感染症パンデミック後の世界における大きく変化した労働環境の結果として生じる将来の課題に備えつつ、これらの課題を解決するのに役立つ技術的な解決策を求めています。
複雑性
複雑性は、グローバル給与計算に複数のデータフローが必要なこと、また、これらのデータフローが、人的資本経営（HCM）、給与計算ソフト、財務管理アプリ、勤怠管理ソフト、給付制度、給与計算代行会社など、複数の異なる情報源から届くことに起因します。
手動プロセス
グローバル給与計算処理における大きな課題は、手作業によるデータ入力、Excelスプレッドシート、電子メールによるデータ転送、もはや目的に適さないレガシーシステムに依存することです。給与計算業務は、手作業のため非常に時間がかかり、ヒューマンエラーのリスクも大きいに違いない。2024年には、グローバル給与計算のようなビジネスクリティカルサービスは、手入力やExcelスプレッドシートで処理されるべきではありません。このような作業には何時間も何日も費やされる可能性があり、該当チームで働くグローバル給与計算の専門家は、貴重な時間を解放してくださる自動化技術にこれらのプロセスを置き換えてもらいたいと強く望んでいます。
統合の欠如
グローバル給与計算は、複数の情報源、特に財務や人事のような関連専門からのデータに依存しています。このデータを手作業で受け取ったり、システム間でデータの重複を余儀なくされたりすることは、大きな課題となります。給与計算のエコシステムを繋ぐ統合は決定的に不可欠です。統合をスムーズに行うためには、給与、人事、財務システム間で双方向のデータフローを実施する必要があり、強力で自動化された統合技術が求められます。統合がなければ、重要な給与データをシステム間で移動させるのに多くの時間が費やされてしまいます。
限定報告
グローバル給与計算は複雑かつ微妙であり、複数国の給与計算を完全に可視化し管理するためには、包括的で連結されたレポーティングが不可欠です。複数国や情報源からのデータを一箇所に集め、データ抽出やレポート作成・分析を行う必要があります。現在、多くの組織における課題は、このようなレポートが存在しないことです。給与計算代行会社や外部委託業者から受け取るレポーティングは基本的なもので、目的に適さない傾向があります。これでは、給与データをめぐる指導部から寄せられる要求の高まりに応えることは不可能です。
各国の給与計算代行会社の管理
給与計算はそれぞれの国ごとに行われるため、給与計算代行会社という形で、該当国の専門家と連携する必要があります。給与計算を行い、特定の国の従業員に給与を支払います。グローバル・レベルでは、各国の給与計算代行会社の数が多くなり、それらを管理する必要がありますが、文化、通貨、時間帯が異なるため、これは課題となります。また、各国の給与計算代行会社がそれぞれ異なる方法で給与計算を行うため、標準化されていないデータが作成されてしまいます。
コンプライアンス
正社員、リモートワーカー、契約社員、派遣社員、海外駐在員、記録労働者など、グローバルに混在する労働力の枠組みを構築しようとしているCOVID後の新しい労働環境では、多国間の給与コンプライアンスがより複雑で微妙なものになっています。労働法や税法は国ごとに異なり、書類の提出期限もそれぞれ異なり、すべては定期的に変更される場合があります。グローバルレベルでのコンプライアンスを明確に把握するのは、給与計算チームにとって大きな課題ですが、最終的にコンプライアンスはグローバルな雇用主の責任であり、コンプライアンスに違反した場合には、多額の罰金刑や風評被害が発生する可能性があるため、その課題はどうしても解決しなければなりません。
手作業によるデータ入力とヒューマンエラーは、給与計算プロセスから排除すべき重要なコンプライアンスリスクとなります。電子メールやスプレッドシートを通じて秘密性の高い給与情報が送信されることは、データセキュリティ上のリスクであり、ネット詐欺やサイバー犯罪の標的になれます。
非標準プロセス
グローバルな給与の提供と管理におけるもう一つの大きな課題は、手続き、従業員管理、データの面において、多国にまたがる単一の作業方法を開発することが急務となります。もしある会社が15ヵ国の従業員に給与を支払わなければならない場合、その工程を標準化することが不可欠です。さもなければ、15ヵ国で15種類の異なる手続き、非標準化なデータ、切り離れたシステム、国別またはグローバルな視点での給与計算プロセスの可視性と管理が不可能になるといった問題が発生してしまいます。ある国で給与計算チュームの一員が病欠した場合、別国の同僚がその国の給与計算を行うことは非常に限られています。標準化が進んでいないため、手続きやデータ形式が異なっています。
多くの企業では、当初は社内の給与計算ソフトウェアや給与計算代行会社を利用して給与計算を行い、一つの国の従業員に給与を支払っています。次によく起こることは、その企業が急速に成長し、1年間に5~7ヵ国を新に追加します。そうなると、これらの国の従業員に給与を支払う方法を探さなければなりません。そこで、現地の給与計算の専門家や給与計算代行会社の協力を仰ぎ、コンプライアンスに準拠した方法で給与計算の要件を満たすように努めます。
多くの企業は、グローバルレベルでどのように物事を管理するかということを真剣に考えず、単にその場のしのぎでこのような作業を行います。その結果、多くの給与計算代行会社が存在し、データの流れが分断され、それぞれの国で異なるプロセスが実施され、グローバルな視点も存在しません。このようなシナリオでは、複数国の給与計算を管理することは非常に難しくなります。
グローバル給与管理には現地の専門知識が必要
給与計算は基本的に各国の事情に左右されます。各国の雇用法、労働法、税法、現地法や規則、文化、言語、通貨、時間帯など、遵守すべき事項が異なります。そのため、多国籍企業は、当該国の給与計算代行会社と協力する必要があります。給与計算代行会社は、現地の環境を理解し、多国籍企業が事業を展開する当該国の従業員に給与を支払う義務を負います。
給与計算は現地に根ざした複雑で微妙な課題ですから、グローバル展開を行う会社は、給与計算代行会社と協力して、給与計算義務が現地の労働法や税法に完全に準拠していることを確認しなければなりません。正確な税務申告とコンプライアンスに最終的な責任を負うグローバル雇用主にとって、コンプライアンス違反のリスクを軽減する方法で給与計算を確実に実施できるのは、現地の専門家だけです。
一元化されたグローバル給与計算チームの視点からすれば、最も才能で専門的な給与計算代行会社と提携したいと考えるでしょう。給与計算代行会社と良好な関係を築き、給与問題を回避する可能性があります。理想的なシナリオでは、グローバル企業が給与計算代行会社の選択に関して完全な支配権を維持することになります。アグリゲーターモデルのルートを選択する場合、この分野での選択や支配を放棄することに注意するのは重要です。その代わり、アグリゲーターネットワークの中で活用する数少ない現地の給与計算代行会社に制限されます。
グローバル給与管理を効率化する活用技術
効率的な多国間グローバル給与管理には、ディジタル給与管理プラットフォームという形の技術的解決策が必要です。技術は、グローバル給与計算に関わるあらゆる課題に対応するために不可欠であり、多国籍企業がすべての給与国、従業員の種類、各国の給与計算代行会社の選択肢を効率的な方法で管理するために求められます。給与管理プラットフォームは以下の方法で役立ちます。
自動化
ハイパーオートメーションを導入することで、Excelファイルや手作業によるデータ入力を置き換えられます。重要な給与データのワークフローは、給与計算前の入力からレポートや銀行ファイルの作成といった給与計算後の出力まで自動化できます。
統合
技術は給与計算を幅広いエコシステムと結び付け、給与計算、人的資本経営及び人事、給付、財務、給与計算代行会社間の双方向のデータフローを確保できます。これにより、グローバル給与義務を調和させ、関連部門間のスムーズなデータ共有を実施できます。
レポーティング
ディジタル技術は、データ抽出と統合された多国間レポーティングへの道を開くことができます。これにより、すべての給与国で何が起こっているかを正確に把握でき、ビジネス全体のステークホルダーの要求に応えるために不可欠なグローバル給与レポーティングを提供します。
Payslipはグローバル給与計算に特化しています。
PayslipはデジタルSaaSプラットフォームであり、多国籍企業におけるグローバル給与計算の配信や管理向けの主要な自動化技術です。
Payslipは、マルチソースのデータフローを自動化・標準化し、単一のプラットフォームに集約します。データフォーマットはどの国でも同じで、自動化された給与計算ワークフローは新たなレベルの効率化を推進します。
このプラットフォームは、グローバル給与計算エコシステムの主要なプレーヤーを統合し、各国の給与計算代行会社、人的資本経営、財務アプリケーション間でデータがスムーズに流れるようにします。Payslipは、人事、財務、グローバル給与計算にまたがる統一されたワークモデルの構築を支援し、給与計算実施向けの単一システムを作成します。
統合されたデータにより、複数国のレポートが作成されます。これは詳細で包括的なレポートであり、グローバルな概要を把握しながら、データの背後に隠れているストーリーを詳細に掘り下げられます。これは、ビジネスリーダーが実用的な洞察を得るために必要となります。
Payslipを利用する給与計算の専門家は、ダッシュボード、コミュニケーションツール、システム通知、コンプライアンスカレンダーなどのメリットを享受することができます。
自動化、統合、デジタルツール、レポートなど、技術を駆使した給与計算を提供します。これらすべてを組み合わせることで、ミスをなくし、手作業を減らし、給与計算の専門家が毎月数か国にまたがる全従業員の給与計算を簡単に行えるようにします。これにより、出来事をダッシュボードに明確に表示することで、国を超えた単一の作業方法がもたらされます。