Was ist die globale Gehaltsabrechnung? - Payslip

Lohnabrechnung

Die Lohnabrechnung ist der zentrale Kontrakt zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber und beinhaltet eine monatliche oder periodische Zahlung. Die Lohnbuchhaltungen berechnen das Arbeitnehmereinkommen, berücksichtigen Steuerbestandteile, beinhalten etwaige relevante Leistungen wie Boni und Provisionen, ziehen anfallende Ausgaben ab und kommen zu einem endgültigen Betrag für die Banküberweisung und die Erstellung des Gehaltszettels.

Global

Die globale Lohnabrechnung erfolgt, wenn dieser Prozess für mehrere Länder und sogar Kontinente wiederholt wird. Hier kommt zusätzliche Komplexität in Form von lokalen länderspezifischen Feinheiten ins Spiel: Arbeitsgesetze, lokale länderspezifische Abzüge, Compliance-Verpflichtungen und internationale Währungen. 

Lokale Lohnabrechnung konzentriert sich auf ein einzelnes Land, während die globale Lohnabrechnung die Lohnabrechnungsverarbeitung und -lieferung in mehreren verschiedenen Ländern gleichzeitig betrifft - die Fähigkeit, eine global verteilte Belegschaft genau und pünktlich in jedem Abrechnungszeitraum zu bezahlen. Es wird oft als multinationale Lohnabrechnung bezeichnet.

Globaler Gehaltsabrechnungsprozess

Vor der Gehaltsabrechnung

Dies ist die Phase der Datensammlung, -bereinigung und -berechnung. Es ist oft die mühsamste und zeitaufwändigste Phase des Prozesses, da Gehaltsdaten oft in mehreren unterschiedlichen Systemen innerhalb einer Organisation gespeichert sind. Daten werden gesammelt, überprüft und validiert und dann für die Übertragung an die Gehaltsberechnungssoftware vorbereitet.

Gehaltsabrechnung

Dies ist die Phase der Gehaltsabrechnung, in der als Vorbereitung auf den tatsächlichen Gehaltslauf die endgültigen, bestätigten Gehaltsausgaben erneut überprüft und genehmigt werden.

Nach der Gehaltsabrechnung

Dies beinhaltet den Prozess und die Planung von Banküberweisungen an die Mitarbeiter eines Unternehmens sowie die Generierung von Lohnabrechnungen. Dies ist auch die Berichtsphase, in der die obligatorische gesetzliche Berichterstattung abgeschlossen werden muss, zusammen mit der Vorbereitung von Finanzkontoinformationen und zusätzlicher Berichterstattung.

Die Abbildung illustriert einen typischen globalen Gehaltsabrechnungsprozess bei multinationalen Unternehmen.

Herausforderungen im globalen Gehaltsabrechnungsprozess

Die Lieferung und Verwaltung der globalen Gehaltsabrechnung in internationalen Organisationen wird heute oft durch eine Reihe von Herausforderungen definiert, die dazu geführt haben, dass globale Gehaltsabrechnungsmanager und Geschäftsleiter nach einer technologischen Lösung suchen, um diese Herausforderungen in der Gegenwart zu lösen und die Gehaltsabrechnungsabteilung auf zukünftige Herausforderungen vorzubereiten, die sich aus einer stark veränderten Arbeitsumgebung in einer postpandemischen Welt ergeben.

Komplexität

Die Komplexität ergibt sich aus mehreren Datenflüssen, die für die globale Gehaltsabrechnung erforderlich sind und aus verschiedenen Quellen stammen: HCMs, Gehaltsabrechnungssoftware, Finanzanwendungen, Zeiterfassungssoftware, Leistungssysteme und lokale Lohnabrechnungsanbieter. Es gibt viel zu verwalten und wenn man bedenkt, dass diese Komplexität auf jedes einzelne Land zutrifft, dann ist es nicht schwer zu erkennen, wie die Dinge aus operativer Sicht schwierig werden können.

Manuelle Prozesse

Eine große Herausforderung bei der globalen Gehaltsabrechnung ist die Abhängigkeit von manueller Dateneingabe, Excel-Tabellen, E-Mail-Datenübertragung und veralteter Technologie, die nicht mehr zweckmäßig ist. Die Gehaltsabrechnungsaufgaben können aufgrund des manuellen Charakters des Prozesses sehr langsam und zeitaufwändig sein - es besteht auch ein erhebliches Risiko menschlicher Fehler. Im Jahr 2023 sollte ein geschäftskritischer Service wie die globale Gehaltsabrechnung nicht mehr über manuelle Eingabe und Excel-Tabellen abgewickelt werden. Stunden und Tage können mit dieser zeitaufwändigen Arbeit verbracht werden, und globale Gehaltsabrechnungsprofis in diesen Teams äußern einen starken Wunsch, diese Prozesse durch Automatisierungstechnologie zu ersetzen.

Mangelnde Integrationen

Die Lieferung der globalen Gehaltsabrechnung hängt von Daten aus verschiedenen Quellen ab, insbesondere aus verwandten Abteilungen wie Finanzen und Personalwesen. Die manuelle Erfassung dieser Daten oder die Notwendigkeit, Daten zwischen Systemen zu duplizieren, ist eine erhebliche Herausforderung. Integrationen, die das Gehaltsabrechnungssystem verbinden, sind absolut unerlässlich: Bidirektionale Datenflüsse sollten zwischen Gehaltsabrechnung, Personalwesen und Finanzsystemen stattfinden, und leistungsstarke automatisierte Integrationstechnologien sind dafür erforderlich, um dies nahtlos zu ermöglichen. Ohne Integrationen wird zu viel Zeit damit verbracht, wichtige Gehaltsabrechnungsdaten zwischen Systemen zu verschieben.

Eingeschränkte Berichterstattung

Die globale Gehaltsabrechnung ist komplex und nuanciert - um eine vollständige Sichtbarkeit und Kontrolle über die länderübergreifende Gehaltsabrechnung zu erreichen, ist es unerlässlich, umfassende und konsolidierte Berichte zu haben. Daten aus mehreren Ländern und Quellen müssen an einem Ort zur Datenextraktion und Berichterstattung/Analyse zusammenfließen. Die Berichterstattung muss sowohl auf globaler Ebene als auch länderübergreifend erfolgen, damit die Arbeitskosten analysiert und vollständig verstanden werden können. Die Herausforderung vieler Organisationen heute besteht darin, dass diese Berichterstattung nicht existiert. Die Berichte, die sie von Gehaltsabrechnungspartnern und ausgelagerten Anbietern erhalten, neigen dazu, grundlegend und nicht zweckmäßig zu sein. Sie können zunehmenden Anfragen der Geschäftsleitung nach Gehaltsabrechnungsdaten nicht gerecht werden.

Verwaltung lokaler Gehaltsabrechnungspartner

Die Gehaltsabrechnung ist länderspezifisch, sodass immer eine Notwendigkeit besteht, sich mit lokalem Fachwissen in Form von Gehaltsabrechnungsanbietern zu beschäftigen. Sie berechnen die Gehälter und zahlen die Mitarbeiter vor Ort in den jeweiligen Ländern aus. Auf globaler Ebene kann die Anzahl der lokalen Anbieter hoch sein, sie müssen verwaltet werden, und dies kann aufgrund unterschiedlicher Kultur, Währung und Zeitzonen eine Herausforderung darstellen. Es ist auch eine Herausforderung, nutzbare Daten von diesen Anbietern zu erhalten, da jeder lokale Anbieter die Gehaltsabrechnung auf unterschiedliche Weise durchführt und es zu nicht standardisierten Daten kommt.

Compliance

Die Compliance bei der länderübergreifenden Gehaltsabrechnung wird immer komplexer und nuancierter, insbesondere in der neuen post-COVID-Arbeitsumgebung, die Rahmenbedingungen für eine global gemischte Belegschaft von Festangestellten, Fernarbeitern und Teams, Auftragnehmern, Zeitarbeitnehmern und Expats sowie für Employee of Record (EoR) schafft. Arbeits- und Steuergesetze sind in jedem Land einzigartig, es gibt unterschiedliche Fristen für die Einreichung von Dokumenten, und all dies unterliegt regelmäßigen Änderungen. Eine klare Kontrolle der Compliance auf globaler Ebene ist eine große Herausforderung für Gehaltsabrechnungsteams, aber letztendlich ist die Compliance die Verantwortung des globalen Arbeitgebers, und es können erhebliche finanzielle Strafen sowie Imageschäden bei Nichterfüllung drohen.

Manuelle Dateneingabe und menschliche Fehler sind bedeutende Compliance-Risiken, die aus dem Gehaltsabrechnungsprozess entfernt werden sollten. Die Übertragung hochsensibler Gehaltsabrechnungsinformationen per E-Mail und Tabellenkalkulation ist ein offensichtliches Datenschutzrisiko und ein attraktives Ziel für Online-Betrug und Cyberkriminelle.

Nicht standardisierte Prozesse

Eine weitere große Herausforderung bei der globalen Gehaltsabrechnung und -verwaltung besteht in der dringenden Notwendigkeit, eine einheitliche Arbeitsweise in Bezug auf Prozesse, Personalmanagement und Daten über Ländergrenzen hinweg zu entwickeln. Wenn ein Unternehmen Mitarbeiter in 15 verschiedenen Ländern bezahlen muss, ist es unerlässlich, den Prozess zu standardisieren. Andernfalls würde das Unternehmen mit 15 verschiedenen Prozessen in 15 Ländern, nicht standardisierten Daten, getrennten Systemen und keiner Sichtbarkeit und Kontrolle über den Gehaltsabrechnungsprozess aus länderspezifischer oder globaler Perspektive enden. Wenn ein Mitglied des Gehaltsabrechnungsteams in einem Land krank ist, gibt es nur sehr begrenzte Möglichkeiten für einen Kollegen in einem anderen Land, die Gehaltsabrechnung dieses Landes zu übernehmen, da die Prozesse und Datenformate aufgrund fehlender Standardisierung vollständig unterschiedlich sind.

Ein häufiges Szenario ist, dass Unternehmen zunächst mit einer internen Gehaltsabrechnungssoftware oder einem Gehaltsabrechnungsdienstleister die Mitarbeiter in einem einzigen Land bezahlen. Danach wachsen sie manchmal auf extrem schnelle Weise und fügen in einem einzigen Jahr fünf bis sieben neue Länder hinzu. Dann müssen sie einen Weg finden, um alle Mitarbeiter in diesen Ländern zu bezahlen, und gehen daher auf lokale Gehaltsabrechnungsexperten und Anbieter zu, um sicherzustellen, dass sie ihre Gehaltsabrechnungsanforderungen auf rechtskonforme Weise erfüllen.

Viele Unternehmen haben dies einfach ad hoc gemacht, ohne wirklich zu berücksichtigen, wie sie die Dinge auf globaler Ebene managen würden. Das Ergebnis sind viele lokale Anbieter, getrennte Datenflüsse, unterschiedliche Prozesse in jedem Land und keine globale Sicht. Dies ist die Art von Szenario, das die Verwaltung der länderübergreifenden Gehaltsabrechnung sehr schwierig macht.

Lokale Expertise ist erforderlich, um die globale Gehaltsabrechnung zu verwalten.

Die Gehaltsabrechnung ist im Wesentlichen lokal - jedes Land hat unterschiedliche Arbeitsgesetze, Arbeitsgesetze, Steuergesetze, lokale Gesetze, lokale Vorschriften und Feinheiten, die beachtet werden müssen, sowie kulturelle, sprachliche, Währungs- und Zeitunterschiede. Aus diesen Gründen ist es für multinationale Unternehmen erforderlich, mit lokalen globalen Gehaltsabrechnungsanbietern oder -anbietern zusammenzuarbeiten - dies sind lokale Gehaltsabrechnungsunternehmen, die die lokale Umgebung des Landes verstehen und die Aufgabe übernehmen, die Mitarbeiter des multinationalen Unternehmens in den jeweiligen Ländern zu bezahlen, in denen sie tätig sind.

Da die Gehaltsabrechnung lokal, komplex und nuanciert ist - es gibt wirklich keinen Weg daran vorbei - müssen Unternehmen mit globalem Präsenz einfach mit lokalen Anbietern zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass ihre Gehaltsabrechnungen vollständig den örtlichen Arbeits- und Steuergesetzen entsprechen. Nur lokale Expertise kann sicherstellen, dass dies in einer Weise geschieht, die das Risiko der Nicht-Konformität für den globalen Arbeitgeber mindert, der letztendlich für genaue Steuererklärungen und alle örtlichen Vorschriften verantwortlich ist.

Aus der Perspektive eines zentralisierten globalen Gehaltsabrechnungsteams besteht ein starkes Interesse daran, mit den kompetentesten und professionellsten lokalen Anbietern im jeweiligen Land zusammenzuarbeiten. Hier besteht die Möglichkeit, positive Beziehungen zu lokalen Anbietern aufzubauen und länderübergreifende Gehaltsabrechnungsprobleme zu vermeiden. Das ideale Szenario besteht darin, dass das globale Unternehmen die volle Kontrolle über die Auswahl und Auswahl der lokalen Anbieter im jeweiligen Land behält. Es ist wichtig zu beachten, dass diejenigen, die sich für das Modell der Aggregator-Dienste entscheiden, die Wahl und Kontrolle in diesem Bereich aufgeben und stattdessen auf die Anzahl der lokalen Anbieter beschränkt sind, die innerhalb des Aggregatorennetzwerks tätig sind.

Nutzen Sie Technologie für effizientes globales Gehaltsmanagement

Eine Technologielösung in Form einer digitalen Gehaltsplattform wird für ein effizientes länderübergreifendes globales Gehaltsmanagement benötigt. Technologie ist erforderlich, um allen Herausforderungen im Zusammenhang mit globalem Gehalt gerecht zu werden, und sie wird auch benötigt, um multinationalen Unternehmen zu helfen, alle ihre Gehaltsländer, Mitarbeitertypen und die Wahl lokaler Gehaltsanbieter auf effiziente Weise zu verwalten. Hier sind einige Möglichkeiten, wie eine Technologieplattform helfen kann:

Automatisierung: Hyperautomatisierung kann eingeführt werden, um Excel-Tabellen und manuelle Dateneingabe zu ersetzen - dies kann zu enormen Zeitersparnissen und Produktivitätssteigerung führen. Wesentliche Gehaltsdatenworkflows können von den Eingaben vor der Gehaltsabrechnung bis hin zu den Ausgaben nach der Gehaltsabrechnung automatisiert werden, wie z.B. die Generierung von Berichten und Bankdateien.

Integrationen: Technologie kann Gehaltsabrechnungen mit dem breiteren Ökosystem verbinden und eine bidirektionale Datenflüsse zwischen Gehaltsabrechnungen, HCM/HR, Leistungen, Finanzen und lokalen Anbietern sicherstellen. Dies kann die globalen Gehaltsabrechnungsoperationen harmonisieren und nahtlosen Datenaustausch zwischen verwandten Abteilungen sicherstellen.

Berichterstattung: Digitale Technologie kann den Weg für die Datenextraktion und konsolidierte länderübergreifende Berichterstattung ebnen - diese Art der Berichterstattung stellt sicher, dass Sie genau sehen können, was in all Ihren Gehaltsländern passiert, und wichtige globale Gehaltsberichte erstellen können, um spezifische Stakeholder-Bedürfnisse im gesamten Unternehmen zu erfüllen.

Payslip ist speziell für die globale Gehaltsabrechnung entwickelt

Payslip ist eine digitale SaaS-Plattform und die führende Automatisierungstechnologie für die Bereitstellung und Verwaltung der globalen Gehaltsabrechnung bei großen multinationalen Unternehmen.

Payslip automatisiert und standardisiert alle Multi-Source-Datenströme, damit sie in eine einzige Plattform fließen. Die Datenformate sind in allen Ländern gleich, und automatisierte Gehaltsabrechnungs-Workflows sorgen für neue Effizienzstufen.

Die Plattform integriert alle wichtigen Akteure im globalen Gehaltsabrechnungs-Ökosystem, so dass die Daten nahtlos zwischen lokalen Gehaltsabrechnungsanbietern, HCMs und Finanzanwendungen fließen. Payslip hilft Ihnen dabei, ein einheitliches Arbeitsmodell über HR, Finanzen und globale Gehaltsabrechnung zu schaffen und ein einheitliches System für die Gehaltsabrechnung auszuführen.

Konsolidierte Daten erzeugen länderübergreifende Berichterstattung - dies ist eine detaillierte und umfassende Berichterstattung, bei der Sie einen globalen Überblick erhalten und gleichzeitig in die Mikrodetails eintauchen können, die die Geschichte hinter den Daten erzählen. Dies ist das, was Geschäftsführer für handlungsorientierte Erkenntnisse benötigen.

Die Gehaltsabrechnungsprofis, die die Plattform nutzen, profitieren von Dashboards, Kommunikationstools, Systembenachrichtigungen und Compliance-Kalendern.

Dies ist eine technologiegesteuerte Gehaltsabrechnung: Automatisierung, Integration und digitale Tools & Berichterstattung. All dies trägt dazu bei, Fehler zu beseitigen und manuelle Arbeit zu reduzieren, so dass es für Gehaltsabrechnungsprofis einfacher wird, jeden Monat Gehälter für die gesamte Belegschaft in mehreren Ländern abzurechnen. Eine einheitliche Arbeitsweise über Länder hinweg mit einem klaren Dashboard-Blick auf das Geschehen.